Nibelis se positionne comme une solution complète pour la gestion de la paie et des ressources humaines, combinant les atouts d'un coffre-fort numérique avec un logiciel de paie performant. Cette solution française, qui existe depuis plus de 20 ans, a évolué pour répondre aux besoins des entreprises modernes en matière de gestion RH.
Présentation générale de Nibelis
Nibelis, anciennement connu sous le nom de Meilleure Gestion jusqu'en 2016, propose une suite logicielle Paie & RH full web destinée principalement aux PME de 50 à 250 salariés ainsi qu'aux ETI de plus de 250 collaborateurs. Cette plateforme SaaS gère plus de 5 millions de bulletins de paie annuellement pour plus de 2000 sociétés clientes, témoignant de sa fiabilité et de son adoption par le marché français.
Les fonctionnalités principales du logiciel
La suite Nibelis se compose de 20 modules RH collaboratifs couvrant l'ensemble du spectre des besoins en ressources humaines. Le cœur du système réside dans la gestion complète de la paie, du recrutement d'un salarié jusqu'à son départ, avec calcul instantané des paies et génération automatique des DSN. Le logiciel intègre également des fonctionnalités de gestion administrative, de formation, de gestion des absences, et de télétravail. L'un des atouts majeurs de Nibelis est son coffre-fort numérique, développé en partenariat avec Arkhinéo (groupe Docaposte), qui assure la conservation sécurisée des bulletins de paie pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié, conformément à la réglementation en vigueur.
L'interface utilisateur et sa prise en main
L'interface de Nibelis se caractérise par sa simplicité et sa modernité, rendant la navigation intuitive pour les utilisateurs. Accessible à 100% via le web et disponible sur application mobile, la plateforme offre une grande flexibilité d'utilisation. Les salariés disposent d'un compte sécurisé leur permettant de créer des fiches et d'accéder à leurs bulletins de paie. La solution fonctionne entièrement sur le Cloud, garantissant ainsi le stockage et la sécurité des données. Pour faciliter l'adaptation des entreprises, Nibelis propose trois niveaux d'accompagnement adaptés aux besoins et à l'autonomie souhaitée : gestion déléguée pour une externalisation complète, gestion accompagnée pour un support expert sur les dossiers complexes, et gestion autonome avec assistance téléphonique pour les entreprises qui souhaitent gérer leur paie en interne.
Le coffre-fort numérique de Nibelis
Le coffre-fort numérique proposé par Nibelis représente une solution avancée pour la gestion documentaire des entreprises. Développé en partenariat avec Arkhinéo (groupe Docaposte), ce système assure le stockage sécurisé des documents RH, notamment les bulletins de paie. Cette fonctionnalité s'intègre parfaitement à la suite complète de logiciels Paie & RH full web de Nibelis, qui compte actuellement plus de 20 modules collaboratifs et accompagne plus de 1700 sociétés françaises. Avec plus de 5 millions de bulletins de paie générés annuellement, cette solution SaaS s'adresse principalement aux PME de 50 à 250 salariés et aux ETI de plus de 250 collaborateurs, pouvant gérer jusqu'à 3000 salariés.
Sécurisation des documents sensibles
La protection des données confidentielles constitue l'atout majeur du coffre-fort numérique de Nibelis. Ce système garantit la conformité réglementaire et la valeur probante des bulletins de paie, un aspect fondamental pour les départements RH. Les documents sont conservés pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié, respectant ainsi les obligations légales en vigueur. Le fonctionnement sur le Cloud assure un chiffrement optimal des données, renforçant la protection contre les accès non autorisés. Chaque salarié dispose d'un compte personnel sécurisé lui permettant d'accéder à ses documents, tandis que les responsables RH peuvent créer des fiches et établir des bulletins dans un environnement totalement protégé. Cette architecture de sécurité rend Nibelis particulièrement adapté aux entreprises manipulant des informations sensibles liées à la paie et aux ressources humaines.
Gestion et organisation des archives numériques
L'organisation des archives numériques via le coffre-fort Nibelis apporte des avantages concrets aux services RH. La distribution en un clic des bulletins de paie électroniques personnalisés peut économiser 1 à 2 jours de travail mensuel pour les équipes. La suppression des coûts d'impression et d'affranchissement génère des économies substantielles tout en réduisant l'impact environnemental. L'interface 100% web, accessible également via application mobile, facilite la consultation et l'organisation des documents. Le système propose trois niveaux d'accompagnement adaptés aux besoins spécifiques des entreprises : la gestion déléguée (externalisation complète), la gestion accompagnée (support d'un expert pour les dossiers complexes), ou la gestion autonome (l'entreprise gère sa paie avec assistance téléphonique). Cette flexibilité, associée aux fonctionnalités de reporting RH, fait du coffre-fort numérique Nibelis un outil précieux pour la gestion documentaire des entreprises françaises.
Le module de gestion de paie
Le module de gestion de paie de Nibelis constitue un élément central de cette solution SIRH complète. Conçu pour les PME de 50 à 250 salariés et les ETI de plus de 250 collaborateurs, ce système facilite grandement l'administration des rémunérations. Disponible en mode SaaS (Software as a Service), cette plateforme traite actuellement plus de 5 millions de bulletins de paie chaque année pour plus de 2000 entreprises clientes.
Automatisation des calculs et conformité légale
Le module de paie Nibelis se caractérise par sa capacité à automatiser l'ensemble du processus, de l'embauche à la sortie du salarié. Le système réalise le calcul instantané des paies tout en assurant la génération et la transmission des Déclarations Sociales Nominatives (DSN). Cette automatisation s'accompagne d'outils de reporting intégrés qui facilitent le contrôle des opérations et l'édition d'indicateurs réglementaires comme ceux relatifs à l'égalité homme/femme. La plateforme garantit une mise à jour constante des paramètres légaux, libérant ainsi les équipes RH des tâches techniques liées à la veille sociale. Selon certaines estimations, l'utilisation du système peut faire gagner 1 à 2 jours de travail mensuel aux services ressources humaines.
Gestion des variables et des éléments de rémunération
Nibelis propose une gestion fine des variables de paie et des différents éléments de rémunération. Le système intègre un portail collaboratif qui autorise la délégation de la saisie des données aux collaborateurs et aux managers, fluidifiant ainsi la collecte des informations variables. Cette architecture modulaire s'adapte aux besoins spécifiques des entreprises de divers secteurs d'activité comme l'assurance, le BTP ou le médico-social. La solution assure également la production de bulletins de paie électroniques personnalisés, stockés dans un coffre-fort numérique développé avec Arkhinéo (groupe Docaposte). Cette fonction garantit la conservation sécurisée des documents pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié, en conformité avec la réglementation en vigueur. Les trois formules d'accompagnement (gestion déléguée, accompagnée ou autonome) permettent à chaque organisation de choisir le niveau d'externalisation qui correspond à ses besoins et à ses compétences internes.
Le service d'assistance 24/7
Le service d'assistance 24/7 de Nibelis constitue un atout majeur pour les utilisateurs de cette solution combinant coffre-fort numérique et logiciel de paie. En tant que plateforme gérant plus de 5 millions de bulletins de paie annuellement pour plus de 2000 sociétés clientes, Nibelis a développé un système de support adapté aux besoins variés des entreprises de 50 à 3000 salariés.
Disponibilité et réactivité du support
L'assistance de Nibelis se caractérise par sa disponibilité permanente, un avantage considérable pour les professionnels RH confrontés à des questions urgentes ou des problèmes techniques. Cette disponibilité 24/7 s'inscrit dans la logique des trois niveaux d'accompagnement proposés par Nibelis : gestion déléguée, gestion accompagnée et gestion autonome. Pour les entreprises en mode autonome, l'assistance téléphonique fait partie intégrante de l'offre, complétant le paramétrage, la veille sociale et les mises à jour réglementaires assurés par Nibelis. Les utilisateurs peuvent ainsi contacter le support à tout moment, que ce soit pour des questions relatives au calcul instantané des paies, à la génération des DSN, ou à l'utilisation du coffre-fort numérique développé en partenariat avec Arkhinéo (groupe Docaposte).
Accompagnement dans l'utilisation quotidienne
Au-delà de la simple résolution de problèmes techniques, l'accompagnement quotidien proposé par Nibelis aide les utilisateurs à maximiser les bénéfices de la plateforme. Dans le cadre de la gestion accompagnée, un expert Nibelis reste disponible pour traiter les dossiers complexes, tandis que l'entreprise conserve la maîtrise de sa paie. Pour les PME et ETI utilisant le portail collaboratif, le support peut guider les collaborateurs et managers dans la saisie des données. L'assistance aide également à optimiser l'utilisation des fonctionnalités SIRH comme la gestion du temps et des absences, le reporting RH, la gestion des emplois et compétences, le recrutement ou la formation. Cette approche personnalisée se traduit par un gain de temps notable – l'utilisation du coffre-fort numérique peut par exemple faire économiser 1 à 2 jours de travail par mois aux services RH – et une adoption plus rapide de l'outil par les équipes.
